WBS là gì? Biểu đồ quan trọng của người thành công

Akina Bridal » Thắc mắc » WBS là gì? Biểu đồ quan trọng của người thành công

WBS là gì? Một dự án thành công đòi hỏi nhiều kỹ năng của người quản lý. Đặc biệt, phải kể đến khả năng phân tích và kiểm soát dự án. Để giải quyết vấn đề này, khái niệm WBS ra đời nhằm cung cấp một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý dự án. Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.

Nội Dung Bài Viết

WBS là viết tắt của từ gì?

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure. WBS là một khái niệm được sử dụng để mô tả sự tách biệt và phân mảnh của các hạng mục công việc.

Mục đích là để làm cho việc triển khai và kiểm soát dễ dàng và thuận tiện hơn. Việc nhỏ phải đặt trong bối cảnh của việc lớn. Các nhiệm vụ con có thể độc lập với nhau hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào nhau. Một công việc lớn không được coi là hoàn thành cho đến khi tất cả các công việc phụ đã được xử lý.

Đơn vị công việc độc lập nhỏ nhất được gọi là gói công việc. Bạn có thể sử dụng các gói công việc để nhóm các hoạt động lập kế hoạch, ước tính, giám sát và kiểm soát công việc. Điều này có nghĩa là các sản phẩm bàn giao của dự án được phân loại ở mức thấp nhất của WBS được gọi là các gói công việc, và sau đó các gói công việc được tiếp tục phân loại ở các cấp thấp hơn được gọi là các hoạt động.

Gói công việc là công việc được xác định ở mức thấp nhất của WBS và có thể được quản lý bằng cách ước tính chi phí và thời gian.

WBS là gì

WBS là gì?

Cách làm WBS hiệu quả

WBS sẽ có nhiều dạng thể hiện để có thể dựa vào và thực hiện tốt công việc. Sau đây là cách làm WBS hiệu quả.

Danh sách: Về tổng quan, đây là danh sách các gói công việc, nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao. Đây có lẽ là cách dễ nhất để chạy HOS.

Biểu đồ: Phiên bản phổ biến nhất của WBS. Cấu trúc cây sơ đồ WBS là một sơ đồ tổ chức với tất cả các yếu tố WBS (Giai đoạn, sản phẩm bàn giao, nhiệm vụ và gói công việc) trong một danh sách, nhưng hiển thị quy trình hoặc quá trình phát triển được biểu thị bằng sơ đồ.

Đồ thị: Biểu đồ Gantt chứa một bảng và một dòng thời gian. Biểu đồ Gantt là một WBS không chỉ là danh sách nhiệm vụ hoặc sơ đồ cây. Biểu đồ Gantt cho phép bạn liên kết các yếu tố phụ thuộc, các mốc quan trọng và thậm chí cả các đường cơ sở. Đây là phiên bản phổ biến nhất của phần mềm quản lý dự án.

Các thành phần chính của WBS

WBS được tạo nên từ rất nhiều yếu tố và phần tử trong nó. Do đó các thành phần chính của WBS gồm:

Dịch vụ dự án:

Sản phẩm bàn giao là kết quả của các nhiệm vụ và gói công việc của dự án.

Gói công việc:

PMI định nghĩa gói công việc PMBOK là “mức thấp nhất của WBS”. Điều này là do gói công việc là một nhóm các nhiệm vụ nhỏ có liên quan được giao cho các thành viên của một nhóm hoặc bộ phận. Người quản lý dự án có thể ước tính chi phí, thời gian của các gói công việc và biến các gói công việc này thành các thành phần WBS cơ bản.

Nhiệm vụ:

Các nhiệm vụ cấu hình các gói công việc và phạm vi dự án.

WBS giúp xác định yêu cầu, trạng thái, đặc điểm, người được giao nhiệm vụ, cấp độ phụ và mốc thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ.

Từ điển PSP

Xác định các thành phần WBS.

Từ điển là một phần quan trọng của WBS vì nó cho phép những người tham gia dự án và các bên liên quan hiểu rõ thuật ngữ của WBS.

Cấp độ WBS

Cấp độ WBS xác định thứ bậc của các phần tử trong WBS.
Hầu hết các WBS đều có ba cấp độ: Sản phẩm bàn giao chính, điểm kiểm soát, sản phẩm bàn giao và gói công việc.

Điểm kiểm soát (Tài khoản kiểm soát)

Các điểm kiểm tra được sử dụng để phân nhóm và đánh giá trạng thái của các gói công việc.
Các điểm kiểm soát được sử dụng để quản lý một số phạm vi dự án.

Lợi ích mang lại của WBS là gì?

Người quản lý dự án sử dụng WBS để tổ chức và hiển thị rõ ràng công việc dự án và các phần công việc nhỏ hơn. Vậy lợi ích mang lại của WBS là gì?

Các nhóm được hưởng lợi từ việc sử dụng WBS:

Xây dựng WBS cho 1 đề án môn học cần phải tuân theo nguyên tắc gì?

Các doanh nghiệp muốn tiến hành đúng WBS cần phải lưu ý 1 số nguyên tắc. Vậy để xây dựng WBS cho 1 đề án môn học cần phải tuân theo nguyên tắc gì?

Kết quả giao

Nghĩ gì chứ không phải như thế nào. Tập trung vào kết quả, không phải phương pháp. Tập trung vào kết quả, không phải hành động.

Mục đích chính của WBS là xác định các thành phần tạo tác chính được liên kết với các thành phần con mà nó được xây dựng trên đó. Nếu hiệu suất không phải là sản phẩm, thì nó mang lại kết quả rõ ràng và có thể đo lường được.

Tập trung vào kết quả cho phép các nhóm hoặc cá nhân hiểu chính xác những gì cần phải hoàn thành và những công việc nên được thực hiện. Đây là trường hợp khi tạo danh sách việc cần làm, nếu các nhà quản lý ít có xu hướng thêm các mục tiêu bên ngoài phạm vi của dự án.

Các thành viên trong nhóm được khuyến khích sử dụng chiến lược và cách giải quyết vấn đề để thúc đẩy sự đổi mới khi họ tập trung vào việc mang lại kết quả thay vì kiểm tra danh sách việc cần làm.

Không lặp lại

Không thực hiện các tác vụ trùng lặp trong WBS của bạn với các định nghĩa phạm vi.
Có hai kết quả có thể xảy ra của việc này. Làm việc nhóm trùng lặp và nhầm lẫn xung quanh trách nhiệm giải trình, công việc và kế toán. Một từ điển có cấu trúc chia nhỏ công việc và mô tả chi tiết từng phần có thể tránh được tính độc quyền chung.

100% hợp pháp

Tất cả các nguồn lực trong WBS (thời gian, tiền bạc,…) nên được tăng lên tới 100% để loại bỏ công việc không đóng góp vào kết quả giao hàng.

Mức độ chi tiết phù hợp

Nói chung, các gói công việc nên cung cấp công việc mà nhóm hoặc các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành trong quá trình báo cáo. Nếu cuộc họp tình trạng là hàng tuần, công việc sẽ được hoàn thành trong vòng một tuần.

Các yếu tố khác cần xem xét khi xác định mức độ chi tiết của một yếu tố là:

Nếu nhóm của bạn ít kinh nghiệm hơn và cần giám sát nhiều hơn, hãy làm cho các hạng mục công việc nhỏ hơn và ngắn hơn. Nếu có các sản phẩm bàn giao mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành hoặc chi phí cao hơn kế hoạch, hãy chia dự án thành các sản phẩm bàn giao nhỏ hơn, mất ít thời gian hơn. Báo cáo thường xuyên giúp chúng tôi xác định các vấn đề và khắc phục chúng nhanh hơn.

Cuối cùng, hãy ghi nhớ những nguyên tắc quan trọng này:

Bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích về WBS là gì. Bây giờ chúng ta có thể hiểu rằng cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ trực quan để xác định và theo dõi một dự án thực thi và tất cả các thành phần nhỏ cần thiết để tạo ra nó. WBS cho phép bạn tập trung vào những gì bạn cần làm khi thời hạn dự án đến gần.

Xem thêm: Marketing đại trà là gì? Thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực Marketing

Thắc mắc -